Görev Takip Sistemi Eğitimi

Görev takip sistemi, işletme çalışanlarının departmanlara veya sistemin çalışanlara kayıtlar açtığı ve görevlerin takip edildiği bir platformdur. Sistem, yöneticilere departmanlarını yönetme ve çalışanların görev önceliklendirmelerini sağlama konusunda önemli katkılar sunar. Çalışanlar görevleri sırasıyla gerçekleştirirken görevleri atlamaz veya unutmazlar. Genel yöneticiler ise birden fazla departmanı izleyebilir ve kapsamlı raporlar elde edebilir. Sistem tarafından oluşturulan görevler; minimum veya güvenli stok altına düşen malzemeler, PDM modülü onay süreçleri gibi birçok sürece ait olabilir. Görev takip sistemi, departman kayıtları ile çalışmaktadır. Bir kullanıcı görev takip sistemini kullanmak isterse bir departmana kayıt olmak zorundadır. Görev takip sistemi, “Çalışma Alanı” adı verilen yapılar üzerinden görüntülenir. Her kullanıcı yalnızca bir departmana kayıt olabilir ve bu departmana kaydolduğunda departmana düşen görevler ana sorumluluğu haline gelir. Departman yöneticisi, kullanıcıya departman havuzuna düşen kayıtları atayabilir. Kullanıcı kendi departmanı dışında çalışma alanları da açabilir ve bu alanlarda çalışabilir. Ancak bu özel alanlar sistemsel görev atamaları için kör noktada kalır. Sistem her zaman departman çalışma alanlarını esas alır. Çalışma alanının içinde “Pano” adını verdiğimiz önemli bir yapı mevcuttur. Panoları, görevleri daha iyi takip etmek için kullanılan ayraçlar gibi düşünebilirsiniz. Daha anlaşılır bir örnekle ifade etmek gerekirse: Çalışma alanı departmanınıza ait bir ofisken, Panolar o ofisin içindeki tahtalardır. Tahtalara yazılan görevler ise “Görev Kartlarıdır.” Çalışma alanlarında her zaman bulunan iki adet zorunlu pano vardır: “Atanmamış” ve “Kapatılmış” panoları. Bu panolar sistemin otomatik görev atayabilmesi ve tamamlanan görevlerin kapatılabilmesi için zorunludur. Bu iki pano dışında farklı senaryolar için farklı panolar oluşturabilirsiniz. Panoların hepsini aynı anda kullanmıyorsanız, ihtiyaca göre panoları gizleyebilirsiniz.

Şimdi gelin Görev Takip Sistemine giriş yapalım. Görev Takip Sistemine erişmek için tek yapmanız gereken anasayfaya ulaşmaktır. Bunu yapmak için IQ logosuna tıklayabilir, Anasayfa akordeonunu genişletebilir ve burada Görev Takip Sistemini görebilirsiniz. Görev Takip Sistemine tıklayarak arayüze giriş yapalım. Arayüzün farklı görüntüleme yöntemleri olduğundan, sürecinize uygun bir görüntüleme yöntemi seçmeniz gerekir. İlk yöntem “Kan Ban Görünümü”dür ve varsayılan seçenektir. Bu görünüm, departman yöneticilerinin görev atamalarını kolayca yapabilmesi ve çalışanların görevlerini daha rahat takip edebilmesi için idealdir. Bir diğer görüntüleme yöntemi ise “Liste Görünümü”dür. Liste görünümü bize sadece gelen kayıtları değil, bizim oluşturduğumuz kayıtları da görüntülemek ve filtreleme yaparak spesifik bir görevi bulmak için kullanılır. Ayrıca açtığınız görevler siz onay vermeden kapanmaz. Bu nedenle kendi oluşturduğunuz görevleri bulmak, tamamlananları incelemek, onaylamak veya ilgili departmana geri göndermek için en uygun yöntemdir. Son görüntüleme yöntemi “Takvim Görünümü”dür. Bu yöntem, kendinize veya diğer departmanlara hatırlatma görevleri oluşturmak için kullanılır. Görevler takvim üzerinde kronolojik olarak gösterilir ve önem derecelerine göre renklendirilir. Böylece görev sıralaması kolayca takip edilebilir. Biz şimdilik varsayılan yöntem olan “Kan Ban Görünümü” ile devam edelim.

Ekranın üst bölümünde çalışma alanı kısmında içinde bulunduğunuz çalışma alanını görebilirsiniz. Bu çalışma alanı, departman kaydınıza göre otomatik olarak oluşturulmuştur. Dilerseniz çalışma alanı seçeneklerinin yanındaki “Çalışma Alanı Ekle” butonu ile yeni alanlar oluşturabilir veya “Çalışma Alanı Kaldır” butonu ile mevcut alanları silebilirsiniz. Üst bölümün sağ tarafında ise sırasıyla: “Pano Oluştur” butonu ile yeni panolar oluşturabilir, “Görev Oluştur” butonu ile görev ekleyebilir, “Zincir Görev Oluştur” butonu ile zincir görevler tanımlayabilir, “Operasyonları Yönet” butonu ile departmanlar için görev oluşturulurken seçilebilecek operasyonları düzenleyebilir, “Pano Filtresi” butonu ile kullanılmayan panoları gizleyebilir, Panoların solundaki “Sürükleme Butonları” ile panoları taşıyabilir, Panoların sağındaki “Düzenleme Menüsü” ile panoları düzenleyebilir veya silebilir, Panoların içindeki “Kart Ekle” butonu ile direkt pano içerisinde görev kartı oluşturabilirsiniz.

Şimdi beraber işlemler yapalım.

“Çalışma Alanı Oluştur” butonuna tıklayalım. Çalışma alanı isimlendirmesini ve açıklamasını yaparak “Oluştur” butonuna tıklayalım ve alanımızı oluşturalım. Ekran yüklendiğinde “Çalışma Alanları” listesinde yeni eklediğimiz alanı göreceğiz. Ardından “Pano Oluştur” butonuna tıklayarak açılan ekranda “Pano İsmi” ve “Pano Açıklaması” alanlarını doldurup oluşturalım ve panomuzu görüntüleyelim. “Görev Oluştur” butonuna tıklayalım. Açılan ekranda: “Başlık” alanı, “Açıklama” alanı, “Durum” alanı, “Öncelik” alanı, “Atanacak Departman” alanı, “Termin Tarihi” alanı yer alır. Bu alanları doldurarak görev ataması yapabilirsiniz. Bir görev atadığınızda “Kan Ban Görünümünde” görevi göremezsiniz. Görevi görüntülemek için “Liste Görünümüne” geçmeniz gerekir. Ayrıca görevin detaylarını ve yorumlarını incelemek veya görevin tamamlanmasına onay vermek için yine “Liste Görünümüne” geçmelisiniz. Görevler önce departman havuzuna düşer. Departman yöneticileri, görevleri çalışanlara atayabilir veya çalışanlar görevleri kendileri üzerine alabilir. Her kullanıcı aynı anda sadece bir göreve başlayabilir. Eğer devam eden bir göreviniz varken başka bir göreve başlamak isterseniz önce mevcut görevi duraklatmanız gerekir. Bir göreve başlamak, yorum yapmak, duraklatmak, üye eklemek, görevi reddetmek, detayları incelemek veya görevi farklı bir kullanıcıya ya da departmana yönlendirmek için görevin detay ekranına erişmeniz gerekir. Bunun için görevin başlığına tıklamanız yeterlidir. Görev başlığı, sizi “Kan Ban Görünümünde” görev detay ekranına götürecektir. Şimdi “Zincir Görev Oluştur” butonuna tıklayalım. Zincir görevler, birbirini sırayla takip eden görevlerden oluşur. Bir görev akışı belirlenir ve bu akışta sıradaki görev aktif olarak tamamlanmayı bekler. Bu yöntem, bir konuda birden fazla adımın takip edilmesi gerektiğinde oldukça kullanışlıdır. Örneğin: Bir numune üretilecek ve müşteriye gönderilecekse; tasarım departmanı dokümantasyonu hazırlar, üretim departmanı numuneyi üretir, sevkiyat birimi numuneyi müşteriye gönderir. Bu sürecin tamamını bir “Zincir Görev” ile yönetebilirsiniz.

“Başlık” ve “Açıklama” alanları zincir göreve ait temel alanlardır. Bu alanları operasyonun içeriğine uygun şekilde doldurabilirsiniz. Alt kısımda yer alan “Zincir Kartlar” bölümünde her bir adımın bir “Görev Kartına” karşılık geldiğini görebilirsiniz. Adımlarınızı sırasıyla ekleyin ve görevleri detaylandırın. “Oluştur” butonuna tıklayarak zincir görevi oluşturun. Zincir görevi takip etmek için “Liste Görünümüne” geçin ve görevin detay ekranına girin. Görev detayında yalnızca zincir görevlere özel olan “Zincir Bilgileri” alanı görünecektir. Bu bölümde ilerleme barı üzerinde zincir görevin tamamlanma oranını, hangi adımların tamamlandığını ve sıradaki görevi görüntüleyebilirsiniz.

Şimdi sırada “Görev Operasyonlarımız” var. Görev operasyonları, bir departmana görev açılırken operasyon listesinden seçim yapılabilmesini sağlar. Bu da görev yönlendirmelerinin daha doğru yapılabilmesi için oldukça önemlidir.

Görev operasyonları için “Operasyonları Yönet” butonuna tıklayalım. Bu butonu göremiyorsanız endişelenmeyin; buton yalnızca sistem yöneticileri tarafından görüntülenir. Eğer sistem yöneticisi değilseniz, ilgili yöneticiyle iletişime geçmeniz gerekir. Butona tıkladığınızda açılan pencerede departman seçimi yapmalısınız. Departmanı seçtiğinizde “Operasyon Adı” ve “Açıklama” alanlarını doldurabileceğiniz form karşınıza gelir. Bu alanları doldurduğunuzda, bundan sonra ilgili departmana görev atanırken operasyon listesinde oluşturduğunuz operasyon görünecektir.

Artık siz de tek ekrandan tüm süreçlerinizi yönetebilirsiniz.